Lettre de mission : conditions générales

I. – Champ d’application

Les présentes conditions générales sont d’application à toutes les relations professionnelles entre LA FIDUCIAIRE LEMAIRE S.A. (B.C.E. : 0418.784.929), ci-après « la FIDUCIAIRE », et le client. Elles sont, le cas échéant, complétées par une lettre de mission.

Toute dérogation aux présentes doit être acceptée expressément et par écrit par les deux parties. En cas de contradiction entre le contenu des conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prime.

Conformément au droit commun, la responsabilité de la FIDUCIAIRE ne peut être recherchée que pour des missions dont il est démontré qu’elles ont été acceptées par elle.

II. – Conclusion du contrat

À défaut de clause contraire dans la lettre de mission, la convention est conclue et prend effet :

  • soit au moment où la FIDUCIAIRE réceptionne la lettre de mission, signée par le client, et la contresigne à son tour (ou l’a préalablement signée) ;
  • soit au moment où la FIDUCIAIRE commence à exécuter la mission, à la demande du client, lorsque cette exécution débute à un moment antérieur.

Lorsque la FIDUCIAIRE n’a pas encore réceptionné la lettre de mission signée par le client, toutes les relations professionnelles entre les parties sont, dans tous les cas, soumises aux présentes conditions générales et à la lettre de mission, dès lors et pour autant que ces documents contractuels aient été remis préalablement au client, soit par courrier, soit par fax, soit par courrier électronique, soit en main propre contre accusé de réception.

Le règlement d’une facture de la FIDUCIAIRE vaut acceptation, sans réserve, des présentes conditions générales.

III. – Durée et résiliation de la convention

3.1. Missions récurrentes

3.1.1. Définition

Par « mission récurrente », on entend : mission constituée de prestations successives de même nature qui doivent être exécutées dans des délais connus au préalable.

3.1.2. Durée et fin du contrat

Sauf lorsqu’un délai est précisé dans la lettre de mission, la convention pour une mission récurrente est censée être conclue pour une durée indéterminée.

Les deux parties peuvent y mettre fin à tout moment, aux conditions suivantes :

  • la résiliation doit être notifiée à l’autre partie par courrier recommandé ;
  • un délai de préavis de trois mois prenant cours au 1er jour du mois qui suit le mois de la date d’envoi du recommandé doit être respecté.

Ce délai peut, au choix du client s’il est l’auteur du préavis, être remplacé par une indemnité forfaitaire de rupture égale à 25 % des honoraires correspondant aux prestations habituellement réalisées par la FIDUCIAIRE pour une année calendrier ou encore, s’ils sont plus élevés, aux honoraires moyens des 12 derniers mois.

Durant la période de préavis, les prescriptions de la lettre de mission et les présentes conditions générales restent en vigueur.

Un contrat distinct peut être conclu pour des prestations qui seraient fournies après la fin de la convention, mais qui ont trait à la période durant laquelle la convention était encore en vigueur.

3.2. Missions non récurrentes

3.2.1. Définition

Les missions qui ne satisfont pas à la définition visée au point 3.1.1. sont considérées comme des missions non récurrentes.

3.2.2. Durée et fin de la convention

Sauf preuve contraire, la convention portant sur une mission non récurrente est censée être conclue pour une durée déterminée.

Elle se termine par l’exécution de la mission et, si ceci est d’application au vu de la nature de la mission, par la livraison des prestations convenues.

En application de l’article 1794 du Code civil et, le cas échéant, par dérogation à l’article 2004 du même code, le client a le droit de mettre fin à la convention de manière anticipée, moyennant paiement à la FIDUCIAIRE :

  • des frais et honoraires correspondant aux travaux déjà réalisés ;
  • majoré de ce que la FIDUCIAIRE aurait pu gagner en cas d’exécution de la mission.

Cette indemnité est calculée sur base réelle, avec un minimum de 25 % des honoraires qui auraient été réclamés en cas d’exécution intégrale de la mission.

IV. – Cessation immédiate pour raison(s) déterminée(s)

4.1. Dans tous les cas, la FIDUCIAIRE peut mettre fin à tout moment à la convention sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque des raisons rendent la poursuite de la collaboration professionnelle impossible, telles que :

  • des circonstances mettant en péril l’indépendance de la FIDUCIAIRE ;
  • des circonstances rendant impossible l’exécution de la mission, conformément aux normes professionnelles et déontologiques ;
  • un (des) manquement(s) manifeste(s) du client à ses propres obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales (point 6.2.) et dans la lettre de mission ;
  • procédure de réorganisation judiciaire ou procédure analogue, procédure de dissolution ou déconfiture du client ;
  • après constatation, par courrier recommandé, du non-paiement d’une facture dans les 60 jours de sa date d’émission.

Les raisons qui justifient la cessation immédiate de la convention doivent être communiquées au client.

En cas de non-paiement d’honoraires, la FIDUCIAIRE pourra faire précéder sa décision, d’un avertissement ou d’une mise en demeure au client.

Lorsqu’elle met fin à la convention, la FIDUCIAIRE signale au client, les actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde de ses droits, qui doivent être effectués et pour lesquels elle avait reçu mission.

4.2. En cas de faillite du client, la convention est résolue de plein droit.

4.3. Le client peut mettre fin à la convention à tout moment, sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque la FIDUCIAIRE reste manifestement en défaut d’exécuter ses obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales (point 6.1.) et, le cas échéant, dans la lettre de mission.

Dans tous les cas, le client devra faire précéder sa décision, d’une mise en demeure écrite au professionnel.

V. – Suspension de l’exécution des obligations

En cas d’inexécution, de mauvaise exécution ou d’exécution tardive, par le client, d’une ou de plusieurs de ses obligations, par exemple en cas de non-paiement des honoraires ou acompte(s), conformément à l’article 7 ci-dessous, la FIDUCIAIRE est en droit de suspendre ou de différer l’exécution de ses obligations jusqu’à ce que le client ait satisfait aux siennes.

La FIDUCIAIRE en informe alors le client par écrit.

Si, après le début de la suspension ou du report d’exécution, des actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde des droits du client doivent être effectués, et pour lesquels la FIDUCIAIRE avait reçu mission, elle le signale au client.

Tous les frais et les charges résultant de la suspension ou du report sont à la charge du client.

La FIDUCIAIRE a droit en toutes circonstances au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.

Tous les frais et les charges résultant de la suspension ou du report sont à la charge du client. 

La FIDUCIAIRE a droit en toutes circonstances au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.

VI. – Droits et obligations des parties

6.1. Droits et obligations du professionnel

6.1.1. Répondant à une obligation de moyen, la FIDUCIAIRE exécute les missions qui lui sont confiées, en toute indépendance et avec le soin requis.

Elle veille à ce que les services soient prestés conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l’Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux et en tenant compte de la législation et de la réglementation applicables, en vigueur lors de l’exécution de la convention.

La FIDUCIAIRE ne pourra être tenue responsable des conséquences d’éventuelles modifications ultérieures  – le cas échéant, avec effet rétroactif – de ces dispositions légales et réglementaires.
Elle n’est pas davantage responsable des conséquences d’éventuels manquements, fautes ou infractions commis avant son intervention.

6.1.2. Sauf stipulation contraire, la FIDUCIAIRE n’est pas tenue de vérifier le caractère juste et complet des informations qui lui sont communiquées par le client ou ses préposés, de même que la fiabilité de tous actes, contrats, inventaires, factures et pièces justificatives de toute nature, qui lui seraient confiés ou présentés par le client comme documents probants ou à utiliser comme tels.

6.1.3. La FIDUCIAIRE peut se faire assister par des collaborateurs ou experts de son choix et faire exécuter, en totalité ou en partie, les missions qui découlent de la convention par un (des) préposé(s) ou expert(s).

6.1.4. La FIDUCIAIRE sera uniquement liée par la version définitive de ses rapports, avis et conclusions, soumis au client par écrit et signé par une personne dûment mandatée à cet effet. Les projets de documents, tant sous forme électronique qu’écrite, et les avis verbaux ne constituent pas les rapports, avis ou conclusions définitifs de la FIDUCIAIRE.

6.1.5. Conformément à l’article 33 de la loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales, la FIDUCIAIRE a fait couvrir sa responsabilité civile professionnelle par un contrat d’assurance approuvé par le Conseil de l’Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux.

6.1.6. La FIDUCIAIRE, ainsi que son(ses) mandataire(s) ou préposé(s), sont tenus au secret professionnel, conformément à l’article 58 de la loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales et à l’article 32 de l’A.R. du 1er mars 1998 fixant le règlement de déontologie des experts-comptables, sous réserve cependant de l’application des dispositions de la législation et réglementation relatives à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

6.2. Droits et devoirs du client

Le client s’engage :

  • à mettre à disposition de la FIDUCIAIRE, en temps utile, de manière complète, exacte, précise, non trompeuse et actualisée toutes les informations et explications ainsi que tous documents et toutes données nécessaires à l’exécution de ses missions ;
  • à exécuter les travaux qui lui incombent, le cas échéant, conformément à la lettre de mission ;
  • à porter à la connaissance de la FIDUCIAIRE toute donnée, tout événement ou développement, susceptibles d’influencer l’exécution de ses missions ;
  • à fournir au professionnel les informations correctes et actualisées sur ses bénéficiaires effectifs et à lui communiquer par écrit tout changement ultérieur impliquant une adaptation éventuelle dans le registre « UBO » ; et ceci dans les 15 jours qui suivent la prise de connaissance du changement ;
  • à informer la FIDUCIAIRE de tout défaut de paiement, dès la première échéance de retard, à l’égard de toute administration, fiscale, sociale ou de tout autre créancier quel qu’il soit.
  • si la FIDUCIAIRE le lui demande, à confirmer par écrit que les documents, renseignements et explications fournis sont justes et complets ;
  • à vérifier si les documents et états produits par la FIDUCIAIRE correspondent à ses attentes et à l’information fournie par lui et, si ce n’est pas le cas, à en informer sans délai, la FIDUCIAIRE.

6.3. Interdiction de démarchage / débauchage

Pour toute la durée de la convention, et durant une période de 12 mois après la fin de celle-ci, quelle que soit la raison de la cessation de la relation, le client et la FIDUCIAIRE s’engagent expressément à ne prendre en service, directement ou indirectement, aucun membre du personnel ou collaborateur indépendant de l’autre partie impliqué dans l’exécution de la convention, ni à lui faire exécuter des travaux, directement ou indirectement (notamment par l’intermédiaire d’une personne morale), en dehors d’une convention intervenue entre le client et la FIDUCIAIRE et ce sauf accord écrit préalable de l’autre partie.

Le client s’engage également, après expiration de la convention et durant une période de 12 mois, à ne pas confier, directement ou indirectement, la gestion de son dossier à un ancien préposé ou collaborateur indépendant de la FIDUCIAIRE, que cet ancien préposé ou collaborateur indépendant travaille pour le compte d’un tiers ou pour son propre compte, seul ou avec un/des tiers.

Toute infraction à cette interdiction donnera lieu à une indemnité forfaitaire d’un montant de 20.000,00 EUR.

VII. – Honoraires

7.1. Fixation des frais et honoraires

Les frais et honoraires sont fixés conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, applicables à la FIDUCIAIRE, et tels que prévus dans la lettre de mission, dont les présentes conditions générales font partie intégrante.

Les frais et honoraires sont dus au fur et à mesure de la réalisation des  prestations au bénéfice du client, même si la mission n’est pas nécessairement terminée ou en fonction du contrat d’abonnement souscrit.

7.2. Conditions de paiement

Les factures et/ou notes d’honoraires sont payables dans les 30 jours de la date de facturation.

Tout retard de paiement donnera lieu de plein droit et sans obligation pour la FIDUCIAIRE d’adresser un rappel ou une mise en demeure :

  • à l’application d’un intérêt compensatoire au taux prévu à l’article 5 de la loi concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales du 2 août 2002 ;
  • à une indemnité conventionnelle dont le montant est fixé forfaitairement à 10 % des montants impayés T.V.A. incluse, avec un minimum de 250,00 EUR.

Le consommateur tel que défini par le Code de droit économique peut exiger le bénéfice de l’application d’indemnités et intérêts dans la mesure et les conditions fixées par la présente clause, en cas d’inexécution des obligations de la Fiduciaire.

7.3. Acomptes

La FIDUCIAIRE peut demander un ou plusieurs acomptes. Ces acomptes sont pris en considération dans l’état final de frais et honoraires.

7.4. Contestation d’état de frais et honoraires

Toutes les contestations de frais et honoraires doivent être formulées par lettre recommandée dans les 15 jours de la date de facturation. Si aucune contestation ne parvient (dans ces délais) à la FIDUCIAIRE, le client est présumé être d’accord avec les services facturés.

VIII. – Droits de propriété intellectuelle

La FIDUCIAIRE conserve tous droits de propriété intellectuelle sur tout ce qu’elle développe avant ou au cours de ses missions, en ce compris sur les matrices, méthodologies, logiciels et son savoir-faire (propres et ceux de ses collaborateurs internes / sous-traitants). Elle conserve également tous les droits d’auteur et tous les autres droits de propriété intellectuelle portant sur l’ensemble des rapports, notes juridiques et comptables, documents de travail, dossiers et autres documents fournis au client dans le cadre de ses missions, en ce compris les documents et fichiers sous forme électronique.

IX. – Rapports et Documents

9.1. Quelle que soit leur forme ou support, les rapports et documents émis par la FIDUCIAIRE sont réservés à l’usage exclusif de son client. Ces rapports et documents ne peuvent être complètement ou partiellement copiés, référencés ou divulgués sans l’autorisation préalable et écrite de la FIDUCIAIRE, sauf si ceci est requis par les dispositions légales et réglementaires en vigueur.

9.2. Le client reçoit en copie tous les documents que la FIDUCIAIRE est amenée à rédiger pour lui.

Les documents de travail que la FIDUCIAIRE établit au cours de sa mission restent la propriété de cette dernière, conformément aux normes de sa profession. À la fin de la collaboration, tous les livres et documents, propriété du client, sont mis à sa disposition ou à celle de son mandataire.

9.3. Il incombe au client de reprendre ses documents ou archives, qu’ils soient physiques ou numériques, dès la mission terminée. La FIDUCIAIRE ne fera généralement pas signer de reçu par le client, sachant qu’elle ne lui appartient jamais « d’archiver » pour compte d’autrui.

9.4. Le client doit conserver les pièces et documents comptables qui lui sont remis par la FIDUCIAIRE, durant les délais légaux et réglementaires.

X. – Données à caractère personnel – R.G.P.D.

10.1. La FIDUCIAIRE traite les données personnelles du client pour les besoins de la gestion contractuelle et administrative du dossier de celui-ci, dans le respect des législations qui lui sont imposées et pour l’exécution des missions convenues avec le client. Lesdites données sont susceptibles d’être transmises à certains sous-traitants de la FIDUCIAIRE, si ceux-ci en ont besoin pour accomplir les prestations pour lesquels ils sont mandatés. Dans pareils cas, la FIDUCAIRE s’assure que ses sous-traitants respectent leurs obligations en matière de protection des données à caractère personnel et utilisent celles du client uniquement pour les services à prester.

10.2. En faisant appel à ses services, le client accepte que la FIDUCIAIRE puisse faire appel à des tiers prestataires et utilise des services informatiques qui traitent des données à caractère personnel, tels qu’un logiciel de gestion comptable, un outil CRM ainsi qu’un système d’enregistrement des prestations (liste non limitative). Ces services et données sont stockés, au choix de la FIDUCIAIRE, sur un serveur externe sécurisé et/ou au moyen de services « cloud ».

10.3. Dans la mesure du nécessaire, le client accepte que la FIDUCIAIRE puisse utiliser les données personnelles de ses représentants, ses employés et ses administrateurs afin d’assurer les missions qui lui incombent, pour les exigences sur le plan de la conformité, de la réglementation, de la gestion des risques et du contrôle de qualité, ainsi que pour différents objectifs d’affaires (tels que la gestion des relations et la gestion des comptes-clients).

Le client doit informer ses représentants, employés et administrateurs du traitement de leurs données à caractère personnel en raison des buts visés à ci-dessus. Le client garantit qu’il a obtenu le consentement des personnes dont les données à caractère personnel sont traitées.

10.4. Pour le surplus, il est renvoyé à la politique de la FIDUCIAIRE en matière de protection de la vie privée, consultable sur son site internet : www.fiduciairelemaire.be.

XI. – Responsabilité 

11.1. La FIDUCIAIRE décline toute responsabilité en cas de perte ou de dommage résultant de l’éventuelle imprécision des informations fournies ou d’informations ayant été tenues secrètes ou cachées ou ayant été erronément présentées. La FIDUCIAIRE décline par ailleurs toute responsabilité pour la confiance qu’accordent des tierces parties à des documents qui ont été remis par la FIDUCIAIRE pour l’utilisation exclusive de son client, à moins qu’elle en ait donné l’autorisation préalable de les mettre à disposition de tiers identifiés.

La FIDUCIAIRE décline toute responsabilité en cas de perte d’informations communiquées par e-mail ou par internet, ainsi qu’en cas de retard sur le plan de la communication, si des données ont été interceptées, modifiées, transmises de façon incomplète.

11.2. La FIDUCIAIRE est seule responsable de la prestation des services au profit du client. Par conséquent, ce dernier marque son accord pour n’introduire aucune action découlant de la présente convention, ou y ayant trait, ni sur une base contractuelle, ni sur une base extracontractuelle ou autre, à charge d’un des associés, administrateurs, employés ou collaborateurs indépendants liés à la FIDUCIAIRE.

11.3. Sauf pour les missions visées à l’article 24 de la loi du 7 décembre 2016 portant organisation de la profession et de la supervision publique des réviseurs d’entreprises, la responsabilité globale (qu’elle soit contractuelle, extracontractuelle ou autre) de la FIDUCIAIRE pour l’exécution de la mission sera toujours limitée au montant ou aux montants au(x)quel(s) donne droit l’assurance responsabilité professionnelle souscrite par la FIDUCIAIRE, en ce compris le risque propre qui lui incombe éventuellement, conformément à ladite assurance.

11.4. Dans l’hypothèse où, pour une quelconque raison, l’assureur ne procède à aucune indemnisation, toute responsabilité sera limitée à une fois le montant facturé pour l’exécution de la mission concernée. Lorsqu’il s’agit d’une mission récurrente, ce multiple s’appliquera au montant des honoraires facturés au client durant une période de douze mois précédant le fait générateur du dommage, ou depuis le début de la mission si cette période est inférieure à un an.

Ces limitations s’appliquent également aux revendications qui seraient dirigées du chef de l’exécution de la mission contre toutes les personnes, associés, dirigeants et/ou collaborateurs indépendants, qui ont la qualité d’assuré au sens du contrat d’assurance.

Elles ne s’appliqueront pas dans le seul cas où la responsabilité découle d’une faute commise avec intention frauduleuse ou dans l’intention de nuire. Par conséquent, ces limitations s’appliqueront expressément à toute responsabilité découlant de toute autre faute dont la FIDUCIAIRE, ses associés, dirigeants et/ou collaborateurs indépendants seraient responsables.

11.5. Lorsqu’il apparaît que deux ou plusieurs cas de dommages résultent d’une même faute, ceux-ci sont considérés comme ne constituant qu’un seul cas de responsabilité, et la responsabilité sera par conséquent limitée au montant le plus élevé de ceux s’appliquant aux missions ou aux conventions concernées.

11.5. Sauf disposition légale impérative contraire, les dommages résultant (a) d’une perte de profit, de goodwill, d’opportunités commerciales ou d’économies ou avantages escomptés, (b) de la perte ou de la corruption de données, ou (c) de pertes ou dommages indirects, ne donneront lieu à aucune indemnisation.

XII. – Fraudes, erreurs et cas de non-conformité aux lois et règlements

12.1. Le client est responsable de la sauvegarde de son patrimoine, de la prévention et de la détection de fraudes, d’erreurs et de cas de non-conformité aux lois et règlements. Par conséquent, la FIDUCIAIRE ne saurait en aucun cas être responsable au titre d’un quelconque dommage découlant de quelque manière que ce soit d’actes ou d’omissions frauduleux ou négligents, de fausses déclarations ou de défaillances de la part du client, de ses représentants, employés, administrateurs, contractants, ou mandataires, de la part d’une quelconque entité liée au client et de ses représentants, employés, administrateurs, contractants, ou mandataires, ni de la part d’une partie tierce quelconque.

12.2. Toutefois, lorsque cela est requis par les dispositions légales, les règles professionnelles applicables ou la lettre de mission, la FIDUCIAIRE s’efforce d’organiser ses missions de manière à avoir un espoir raisonnable de déceler toute inexactitude importante dans les rapports financiers ou dans la comptabilité du client (en ce compris toute inexactitude importante résultant de fraude, d’erreur ou de non-conformité aux lois et règlements), quoiqu’il ne puisse être attendu de son travail qu’elle révèle toute les inexactitudes importantes ou tous les cas de fraude, d’erreur ou de non-conformité susceptibles d’exister.

XIII. – Dispositions anti-blanchiment d’argent

13.1. La législation belge relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme impose à la FIDUCIAIRE d’identifier et de vérifier l’identité de son client ou de ses ayants droit-bénéficiaires ainsi que de respecter les obligations de vigilance relatives aux opérations et aux relations d’affaires de son client.

13.2. Le client reconnait que la FIDUCIAIRE peut le solliciter directement ou solliciter d’autres personnes au sein de l’organisation du client afin d’obtenir des documents officiels et valides permettant l’identification du client et de ces autres personnes, et peut également consulter des banques de données appropriées afin d’obtenir des informations concernant le client, ses opérations, ses relations d’affaires ou ses autres personnes.

Si l’identité des personnes pertinentes ne peut pas être établie de façon satisfaisante dans un délai raisonnable en raison d’un manque de coopération du client dans ce processus d’identification, cela est constitutif de circonstances empêchant la FIDUCIAIRE de continuer ses prestations en faveur du client.

XIV. – Droit applicable et résolution des litiges

L’interprétation et l’exécution de la convention sont régies par le droit belge.

Toute contestation, de quelque nature que ce soit, relève de la compétence des tribunaux et cours de l’arrondissement du siège social de la FIDUCIAIRE, au jour de l’émission de la facture la plus récente, établie pour le client.

Les contestations relatives aux frais et honoraires peuvent être soumises à la Commission d’arbitrage de l’Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux, qui se prononce par décision définitive rendue en premier et dernier ressort, sans frais de procédure.

Date de dernière modification : 01.04.2019.